Rozšírené oprávnenia pre prístup k odoslaným e-mailom v systéme Zoho CRM

Rozšírené oprávnenia pre prístup k odoslaným e-mailom v systéme Zoho CRM

Spoločnosť Zoho zaviedla niekoľko dôležitých zmien v spôsobe správy a zdieľania e-mailov v rámci systému Zoho CRM.

Jedným z najväčších problémov pri spracovaní údajov je zabezpečiť, aby boli citlivé informácie dostupné len správnym ľuďom. Doteraz sa na e-maily odoslané priamo prostredníctvom systému Zoho CRM neuplatňovali oprávnenia používateľov. To znamenalo, že každý, kto mal prístup k záznamu, mohol vidieť všetky e-maily súvisiace s týmto záznamom bez ohľadu na svoju úlohu alebo úroveň v spoločnosti. Napríklad bežný používateľ mohol mať prístup k e-mailom administrátora, ak mal oprávnenie na zobrazenie zdieľaného záznamu.

Čo je nové?

Povolenia na prístup k e-mailom Vďaka tejto najnovšej aktualizácii môžu teraz organizácie nastaviť konkrétne povolenia na prístup k e-mailom. Tieto ovládacie prvky sú k dispozícii v Nastaveniach zdieľania údajov aplikácie Zoho CRM.

V predvolenom nastavení budú e-maily nastavené na Verejné čítanie/zápis/odstránenie. Môžete to však zmeniť na možnosť Súkromné, Verejné len na čítanie alebo Verejné na čítanie/zápis.

Tu je uvedené, čo jednotlivé nastavenia umožňujú:

Čítať: Používatelia si môžu e-maily prezerať.
Zápis: V prípade, že je e-mailová správaodoslaná, je možné juzapísať: Používatelia môžu odpovedať, preposielať, upravovať návrhy alebo plánovať e-maily.
Odstrániť: Používatelia môžu vymazať návrhy alebo naplánované e-maily.

Tu sa dozviete, ako jednotlivé typy prístupu fungujú:

Súkromné: E-mailové správy môže zobraziť a odpovedať na ne iba odosielateľ, ale používatelia vyššie v hierarchii spoločnosti ich môžu tiež vidieť a spravovať. Tým sa zabezpečí, že v prípade potreby majú k e-mailom stále prístup aj vedúci pracovníci.


Verejný: len na čítanie: Všetci používatelia v organizácii si môžu prezerať e-maily, ale odpovedať, preposielať alebo upravovať e-maily môže len vlastník e-mailu a tí, ktorí sú nad ním. Ostatní si môžu obsah len prezerať.


Verejné čítanie/zápis: Každý používateľ môže vidieť e-maily a odpovedať na ne, ako aj upravovať návrhy a plánované e-maily. Nemôže však e-maily vymazávať.




Verejné čítanie/zápis/odstraňovanie: Každý používateľ v organizácii môže zobrazovať, odpovedať, upravovať a vymazávať e-maily.

  • Zmeny v návrhoch e-mailov Pre používateľa, ktorý vytvoril návrh, sa otvorí priamo v okne Comose (Zostaviť) na ďalšie úpravy a odoslanie.
Ostatní používatelia uvidia koncept len v režime zobrazenia, ale ak majú oprávnenie, tlačidlo "Upraviť" im umožní vykonať zmeny. Vyskakovacie upozornenie upozorní používateľov, že úpravou návrhu niekoho iného sa na nich prenesie vlastníctvo tohto návrhu.

Zmeny naplánovaných e-mailov

Predtým mohli naplánované e-maily vymazať len administrátori a vlastníci e-mailov, zatiaľ čo upravovať ich mohol len vlastník. Teraz môžu používatelia so správnymi oprávneniami upravovať aj odstraňovať naplánované e-maily vytvorené inými.

Aktualizácie e-mailových správ

Predtým mohol každý, kto mal prístup k e-mailovým správam, zobraziť všetky e-mailové údaje. Po aktualizácii teraz používatelia uvidia len údaje zostáv, ku ktorým majú povolený prístup, rovnako ako v prípade iných modulov CRM. Ak je však v správe vybraný iný modul ako primárny, oprávnenia tohto modulu budú mať prednosť.

Tieto vylepšenia zabezpečujú lepšiu kontrolu nad viditeľnosťou a správou e-mailov, čím sa zvyšuje bezpečnosť a flexibilita v systéme CRM! Pre viac informácií kontaktujte pfc-group.com.