Rozszerzone uprawnienia dostępu do wysłanych wiadomości e-mail w Zoho CRM

Rozszerzone uprawnienia dostępu do wysłanych wiadomości e-mail w Zoho CRM

Zoho wprowadziło kilka ważnych zmian w sposobie zarządzania i udostępniania wiadomości e-mail w Zoho CRM.

Jedną z największych obaw związanych z przetwarzaniem danych jest upewnienie się, że poufne informacje są dostępne tylko dla właściwych osób. Do tej pory wiadomości e-mail wysyłane bezpośrednio przez Zoho CRM nie miały uprawnień użytkownika. Oznaczało to, że każdy, kto miał dostęp do rekordu, mógł zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail powiązane z tym rekordem, niezależnie od jego roli lub poziomu w firmie. Na przykład zwykły użytkownik mógł uzyskać dostęp do wiadomości e-mail administratora, jeśli miał uprawnienia do wyświetlania udostępnionego rekordu.

Co nowego?

Uprawnienia do wiadomości e-mail Dzięki najnowszej aktualizacji organizacje mogą teraz ustawić określone uprawnienia dostępu do wiadomości e-mail. Kontrolki te są dostępne w ustawieniach udostępniania danych w Zoho CRM.

Domyślnie wiadomości e-mail będą ustawione jako publiczne do odczytu/zapisu/usunięcia. Można to jednak zmienić na Prywatne, Publiczne tylko do odczytu lub Publiczne do odczytu/zapisu.

Oto, na co pozwalają poszczególne ustawienia:

Odczyt: Użytkownicy mogą przeglądać wiadomości e-mail.
Zapis: Użytkownicy mogą odpowiadać, przesyłać dalej, edytować wersje robocze lub planować wiadomości e-mail.
Usuń: Użytkownicy mogą usuwać wersje robocze lub zaplanowane wiadomości e-mail.

Oto jak działają różne typy dostępu:

Prywatny: Tylko nadawca wiadomości e-mail może je przeglądać i odpowiadać na nie, ale użytkownicy znajdujący się wyżej w hierarchii firmy również mogą je przeglądać i nimi zarządzać. Zapewnia to, że pracownicy wyższego szczebla nadal mają dostęp do wiadomości e-mail w razie potrzeby.


Publiczny tylko do odczytu: Wszyscy użytkownicy w organizacji mogą przeglądać wiadomości e-mail, ale tylko właściciel wiadomości i osoby znajdujące się wyżej w hierarchii mogą na nie odpowiadać, przesyłać je dalej lub edytować. Inni mogą tylko przeglądać treść.


Publiczny odczyt/zapis: Każdy użytkownik może wyświetlać wiadomości e-mail i odpowiadać na nie, a także edytować wersje robocze i zaplanowane wiadomości e-mail. Nie może jednak usuwać wiadomości.




Publiczny odczyt/zapis/usuwanie: Wszyscy w organizacji mogą wyświetlać, odpowiadać, edytować i usuwać wiadomości e-mail.

  • Zmiany w wersjach roboczych wiadomości e-mail Dla użytkownika, który utworzył wersję roboczą, otworzy się ona bezpośrednio w oknie tworzenia w celu dalszej edycji i wysłania.
Inni użytkownicy zobaczą wersję roboczą w trybie tylko do podglądu, ale jeśli mają uprawnienia, przycisk "Edytuj" pozwoli im wprowadzić zmiany. Wyskakujący alert powiadomi użytkowników, że edytowanie cudzej wersji roboczej przeniesie na nich własność tej wersji roboczej.

Zmiany w zaplanowanych wiadomościach e-mail

Wcześniej tylko administratorzy i właściciele wiadomości e-mail mogli usuwać zaplanowane wiadomości e-mail, a tylko właściciel mógł je edytować. Teraz użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą zarówno edytować, jak i usuwać zaplanowane wiadomości e-mail utworzone przez innych.

Aktualizacje raportów e-mail

Wcześniej każdy, kto miał dostęp do raportów e-mail, mógł przeglądać wszystkie dane wiadomości e-mail. Dzięki aktualizacji użytkownicy będą teraz widzieć tylko dane raportów, do których mają dostęp, podobnie jak w przypadku innych modułów CRM. Jeśli jednak inny moduł zostanie wybrany jako główny w raporcie, wówczas uprawnienia tego modułu będą miały pierwszeństwo.

Ulepszenia te zapewniają lepszą kontrolę nad widocznością wiadomości e-mail i zarządzaniem nimi, zwiększając bezpieczeństwo i elastyczność systemu CRM! Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się zpfc-group.com.