Zoho Projects: Изпращане на автоматични имейл известия при затваряне на проблеми

Zoho Projects: Изпращане на автоматични имейл известия при затваряне на проблеми

Здравейте всички,

​

В Zoho Projects можете автоматично да изпращате имейл на външни потребители, когато даден проблем бъде маркиран като „Затворен“. Това елиминира необходимостта от ръчно проследяване и информира незабавно лицето, което е подало сигнала.

В това ръководство ще обясним как да настроите тази функция, като използвате уеб формуляр за проблеми и персонализирана функция (Deluge скрипт), която задейства изпращането на имейл, когато проблемът бъде затворен.

​

Пример за употреба

Представете си, че външен одитор докладва проблем със съответствието по време на преглед на проект.

С помощта на уеб формуляра за създаване на проблем можете да съберете подробности като:

  • Имейл ID на одитора

  • Тип на проблема

  • Фаза на проекта

След като формулярът бъде изпратен, проблемът се създава автоматично в раздела „Проблеми“ на Zoho Projects.

Вашият екип работи по разрешаването на проблема. Когато статуса на проблема се промени на „Затворен“, автоматично се изпраща имейл до одитора чрез персонализирана функция.

Това гарантира, че одиторът ще бъде информиран веднага след разрешаването на проблема.

​
Как да го настроите
​

1. Създайте формуляр „От уеб към проблем“

Отидете в горния десен ъгъл → Issue Tracker → Web to Issue Form → Кликнете върху Add Web to Issue Form.


2. Конфигурирайте формуляра

  • Въведете името и подробностите на формуляра.

  • Изберете полетата, които искате да събирате.

  • Генерирайте кода на формуляра.

  • Копирайте и поставете кода във вашия уебсайт.

​

3. Проблемът се създава автоматично

Когато някой изпрати формуляра, в Zoho Projects автоматично се създава нов проблем.

​

​4. Създайте бизнес правило

  • Създайте персонализиран тригер за статус, наречен „При актуализация на статуса“.

Настройте правилото да се изпълнява, когато статуса на проблема се промени на „затворен“.
Това правило автоматично ще задейства следващата стъпка.


5. Създайте персонализирана функция

​
Отидете в → Пространство за разработчици → Персонализирани функции.

В раздела Issues (Проблеми ) създайте нова функция и добавете скрипт Deluge, за да изпратите уведомление по имейл.



Важно:
Уверете се , че URL адресът на портала ви съответства на вашия център за данни. В противен случай линкът към проблема в имейла може да не работи правилно.

Примерна логика:

  • Генериране на URL адреса на проблема

  • Използвайте задачата „sendmail“

  • Изпратете имейла до докладващия

  • Включете заглавието на проблема и линка в съобщението


  1. issueURL = "https://projects.zoho.com/portal/" + portalName + "#buginfo/" + projectId + "/" +issueId;
  2. sendmail
  3. [
  4. от: zoho.loginuserid
  5. до : email
  6. subject : "Проблемът е решен"
  7. съобщение: „Здравейте, „+име+“, проблемът <b><a href="+issueURL+">„+заглавие+“</a></b>, който сте повдигнали, е решен.“
  8. ]

​

6. Персонализирайте имейла

Можете да редактирате:

  • Относно

  • Съдържанието на имейла




След това:

  • Добавете и съпоставяйте необходимите аргументи

  • Запазете функцията

  • Въведете ID на проблема, когато бъдете подканени

Сега, когато даден проблем бъде маркиран като „Затворен“, системата автоматично ще изпрати имейл на външния докладчик.



Краен резултат

С тази настройка външните потребители получават автоматично актуализации, когато докладваният от тях проблем бъде решен.

Това подобрява комуникацията, спестява време и държи всички информирани без ръчно усилие.

За повече информация, моля посетете www.pfc-group.com.