Zoho Projects: Posielajte automatické e-mailové upozornenia, keď sú problémy uzavreté

Zoho Projects: Posielajte automatické e-mailové upozornenia, keď sú problémy uzavreté

Ahoj všetci,

​

V Zoho Projects môžete automaticky posielať e-maily externým používateľom, keď je problém označený ako uzavretý. Tým sa eliminuje potreba manuálneho sledovania a hlásateľ je okamžite informovaný.

V tejto príručke vysvetlíme, ako to nastaviť pomocou webového formulára a vlastnej funkcie (skript Deluge), ktorá spustí odoslanie e-mailu, keď je problém uzavretý.

​

Prípad použitia

Predstavte si, že externý audítor nahlási problém s dodržiavaním predpisov počas kontroly projektu.

Pomocou webového formulára môžete zhromaždiť podrobnosti, ako napríklad:

  • E-mailová adresa audítora

  • Typ problému

  • Fáza projektu

Po odoslaní formulára sa automaticky vytvorí problém v sekcii Problémy v Zoho Projects.

Váš tím pracuje na vyriešení problému. Keď sa stav problému zmení na Uzavretý, prostredníctvom vlastnej funkcie sa automaticky odošle e-mail audítorovi.

Tým sa zabezpečí, že audítor bude informovaný ihneď po vyriešení problému.

​
Ako to nastaviť
​

1. Vytvorte formulár Web to Issue

Prejdite do pravého horného rohu → Issue Tracker → Web to Issue Form → Kliknite na Add Web to Issue Form.


2. Nakonfigurujte formulár

  • Zadajte názov formulára a podrobnosti.

  • Vyberte polia, ktoré chcete zbierať.

  • Vygenerujte kód formulára.

  • Skopírujte a vložte kód do svojej webovej stránky.

​

3. Problém sa vytvorí automaticky

Keď niekto odošle formulár, v Zoho Projects sa automaticky vytvorí nový problém.

​

​4. Vytvorte obchodné pravidlo

  • Vytvorte vlastný spúšťač stavu s názvom Pri aktualizácii stavu.

Nastavte pravidlo tak, aby sa spustilo, keď sa stav problému zmení na uzavretý.
Toto pravidlo automaticky spustí ďalší krok.


5. Vytvorte vlastnú funkciu

​
Prejdite do → Priestor pre vývojárov → Vlastné funkcie.

Na karte Problémy vytvorte novú funkciu a pridajte skript Deluge na odosielanie e-mailových upozornení.



Dôležité:
Uistite sa, že adresa URL vášho portálu zodpovedá vášmu dátovému centru. V opačnom prípade odkaz na problém v e-maile nemusí fungovať správne.

Príklad logiky:

  • Vygenerujte URL problému

  • Použite úlohu sendmail

  • Odošlite e-mail hlásateľovi

  • Do správy vložte názov problému a odkaz


  1. issueURL = "https://projects.zoho.com/portal/" + portalName + "#buginfo/" + projectId + "/" +issueId;
  2. sendmail
  3. [
  4. od: zoho.loginuserid
  5. to : email
  6. predmet : "Problém vyriešený"
  7. správa: „Dobrý deň, „+name+“, problém <b><a href="+issueURL+">„+title+“</a></b>, ktorý ste nahlásili, bol uzavretý.“
  8. ]

​

6. Prispôsobte e-mail

Môžete upraviť:

  • Predmet

  • Obsah e-mailovej správy




Potom:

  • Pridajte a priraďte požadované argumenty

  • Uložte funkciu

  • Po zobrazení výzvy zadajte ID problému

Teraz, keď bude problém označený ako uzavretý, systém automaticky pošle e-mail externému hlásateľovi.



Konečný výsledok

Vďaka tomuto nastaveniu externí používatelia automaticky dostávajú aktualizácie, keď je ich nahlásený problém vyriešený.

To zlepšuje komunikáciu, šetrí čas a informuje všetkých bez manuálnej námahy.

Ďalšie informácie nájdete na stránke www.pfc-group.com.