Zoho CRM - aktualizácia funkcie uzamykania záznamov

Zoho CRM - aktualizácia funkcie uzamykania záznamov

Intro - uzamknutie záznamu






manuálne alebo automaticky pri splnení určitých podmienok.

Konfigurácia uzamykania sa musí nastaviť pre každý modul samostatne. Na konkrétny modul môžete prejsť v Moduly a poliaer  na stránke s nastaveniami a nájdete Konfigurácia uzamknutia záznamu tab.

Konfigurácie uzamknutia záznamu
Keď'sme si stanovili, prečo môže byť uzamykanie záznamov užitočné alebo potrebné, pozrime sa v krátkosti na rôzne dostupné možnosti konfigurácie:

  • Užívatelia môžu uzamykať záznamy ručne zo stránky s podrobnosťami o zázname, ak majú oprávnenie na uzamykanie.

  • Môžete nastaviť automatické zamykanie nastavením niektorých predvolených kritérií. Vytvorte podmienky, pomenujte ich a rozhodnite, či sa majú podmienky použiť a uzamknúť existujúce záznamy, alebo sa majú podmienky obmedziť len na novovytvorené záznamy.

  • Môže sa vyskytnúť scenár, v ktorom chcete, aby členovia účtovného tímu mohli upravovať cenové ponuky, ale nie iné profily. Môžete jednoducho uzamknúť záznamy pre všetky profily okrem tých, ktoré patria členom tímu účtovníkov, akúkoľvek inú sadu výnimiek pomocou ponuky s viacerými možnosťami výberu. Okrem toho môžete zvoliť aj uzamknutie záznamov pre všetky profily.

  • V prípade uzamknutých záznamov je predvolene zakázaná akcia editovať ale môžete obmedziť iné typy natívnych akcií, ako aj vlastné tlačidlá.

  • Aj keď je záznam uzamknutý, môžete nakonfigurovať určité polia, ktoré neovplyvňujú váš obchodný proces, tak, aby zostali editovateľné. Môžete napríklad chcieť, aby polia Popis alebo Komentár zostali editovateľné. Odomknutých môžete ponechať maximálne 15 polí. 

Čo sa stane, keď je záznam zamknutý?

Akonáhle je záznam uzamknutý, na obrázku záznamu a v používateľskom rozhraní samotnej stránky s podrobnosťami o zázname sa zobrazí ikona zámku. Na úpravu budú k dispozícii len polia, ktoré ste'povolili.



Podrobnosti o uzamknutí, ako napr, podmienka uzamknutia), dátum uzamknutia a polia dostupné na úpravu sa zobrazia na tlačidle Podrobnosti, ktoré je k dispozícii na stránke s podrobnosťami o zázname.

V časovej osi záznamu'môžete vidieť aj časovo označené podrobnosti, napríklad kedy bol záznam uzamknutý a aká podmienka bola dodržaná.

V zobrazení zoznamu záznamov sú uzamknuté záznamy označené ikonou zámku.

Dodatočne môžete filtrovať záznamy v zobrazení zoznamu na základe preddefinovanej možnosti filtra, ako aj na základe vlastného zobrazenia definovaného systémom.


Kto môže odomknúť záznamy a ako sa to vykonáva?


Ak používateľ uzamkne záznam ručne, môže ho sám odomknúť. Záznamy môžu odomknúť aj administrátori. Na druhej strane, automaticky uzamknuté záznamy sa odomknú, až keď'už nepodliehajú podmienkam uzamknutia alebo kritériám.


Doplňujúce poznámky
  • Nastavte až päť pravidiel na modul. Každé pravidlo bude mať názov, ktorý sa zobrazí na stránke s detailmi záznamu, keď je záznam uzamknutý.
  • Systémové akcie, ako je automatizácia a integračná synchronizácia, sa budú stále vykonávať na uzamknutých záznamoch, aj keď tieto procesy spustí používateľ, ktorý je vylúčený z uzamknutia.
  • Zamknuté záznamy sa stále zobrazujú v zobrazeniach zoznamu. Hromadné akcie vykonávané zo zobrazení zoznamu však nie sú povolené, ak je príslušná akcia obmedzená v rámci konfigurácie uzamykania záznamov.
  • Konfigurácia uzamykania záznamov je k dispozícii pre podnikové a najvyššie verzie aplikácie Zoho CRM. Ak používateľ prejde z edície enterprise na nižšiu verziu, konfigurácia uzamknutia bude neúčinná a všetky záznamy budú odomknuté.

To'je všetko k tomuto novému vzrušujúcemu vylepšeniu. Viac informácií o konfiguráciách uzamykania záznamov a ich použití nájdete v našom dokumente Pomoc.