Zoho Projects: Trimiteți alerte automate prin e-mail când problemele sunt rezolvate

Zoho Projects: Trimiteți alerte automate prin e-mail când problemele sunt rezolvate

Bună ziua tuturor,

​

În Zoho Projects, puteți trimite automat un e-mail utilizatorilor externi atunci când o problemă este marcată ca fiind Închisă. Acest lucru elimină necesitatea urmăririi manuale și ține raportorul informat instantaneu.

În acest ghid, vă vom explica cum să configurați această funcție utilizând un formular web pentru probleme și o funcție personalizată (script Deluge) care declanșează trimiterea unui e-mail atunci când problema este închisă.

​

Caz de utilizare

Imaginați-vă că un auditor extern raportează o problemă de conformitate în timpul unei revizuiri a proiectului.

Folosind formularul web pentru raportarea problemelor, puteți colecta detalii precum:

  • ID-ul de e-mail al auditorului

  • Tipul problemei

  • Faza proiectului

Odată ce formularul este trimis, se creează automat o problemă în secțiunea Probleme din Zoho Projects.

Echipa dvs. lucrează la rezolvarea problemei. Când starea problemei este schimbată în Închis, un e-mail este trimis automat auditorului printr-o funcție personalizată.

Astfel, auditorul este informat imediat după rezolvarea problemei.

​
Cum se configurează
​

1. Creați un formular Web to Issue

Mergeți în colțul din dreapta sus → Issue Tracker → Formular web pentru probleme → Faceți clic pe Adăugați formular web pentru probleme.


2. Configurați formularul

  • Introduceți numele și detaliile formularului.

  • Alegeți câmpurile pe care doriți să le colectați.

  • Generați codul formularului.

  • Copiați și lipiți codul în site-ul dvs. web.

​

3. Problema este creată automat

Când cineva trimite formularul, o nouă problemă va fi creată automat în Zoho Projects.

​

​4. Creați o regulă de afaceri

  • Creați un declanșator de stare personalizat numit „La actualizarea stării”.

Setați regula să se execute atunci când starea problemei se schimbă în „închisă”.
Această regulă va declanșa automat pasul următor.


5. Creați o funcție personalizată

​
Accesați → Spațiu pentru dezvoltatori → Funcții personalizate.

În fila Probleme, creați o funcție nouă și adăugați un script Deluge pentru a trimite notificarea prin e-mail.



Important:
Asigurați-vă că adresa URL a portalului corespunde cu centrul de date. În caz contrar, linkul din e-mail s-ar putea să nu funcționeze corect.

Exemplu de logică:

  • Generați adresa URL a problemei

  • Utilizați sarcina sendmail

  • Trimiteți e-mailul către raportor

  • Includeți titlul problemei și linkul în mesaj


  1. issueURL = "https://projects.zoho.com/portal/" + portalName + "#buginfo/" + projectId + "/" +issueId;
  2. sendmail
  3. [
  4. de la: zoho.loginuserid
  5. către : e-mail
  6. subiect : „Problemă rezolvată”
  7. mesaj : „Bună „+nume+”, problema <b><a href="+issueURL+">„+titlu+”</a></b> semnalată de tine a fost rezolvată.”
  8. ]

​

6. Personalizați e-mailul

Puteți edita:

  • Linia subiectului

  • Conținutul mesajului e-mail




După aceea:

  • Adăugați și mapați argumentele necesare

  • Salvați funcția

  • Introduceți ID-ul problemei când vi se solicită

Acum, ori de câte ori o problemă este marcată ca Închisă, sistemul va trimite automat un e-mail către raportorul extern.



Rezultat final

Cu această configurare, utilizatorii externi primesc automat actualizări atunci când problema raportată de ei este rezolvată.

Acest lucru îmbunătățește comunicarea, economisește timp și ține toată lumea la curent fără efort manual.

Pentru mai multe informații, vizitați www.pfc-group.com.