Bună ziua tuturor,

În prezent, companiile se bazează în mare măsură atât pe sistemele CRM, cât și pe cele de contabilitate pentru a gestiona relațiile cu clienții și operațiunile legate de venituri. Cu toate acestea, în multe organizații, echipele de vânzări și cele financiare funcționează încă în medii separate.

Echipele de vânzări lucrează în Zoho CRM pentru a gestiona clienții potențiali, clienții și tranzacțiile, în timp ce echipele financiare se bazează pe platforme de contabilitate precum QuickBooks pentru facturi, plăți și urmărirea financiară.

Pe măsură ce datele sunt transferate manual între aceste sisteme prin foi de calcul, importuri sau conectori terți, companiile se confruntă adesea cu provocări precum:

• Înregistrări duplicate ale clienților

• Sincronizare întârziată între sisteme

• Vizibilitate financiară limitată pentru echipele de vânzări

• Lucrări manuale de reconciliere

• Colaborare ineficientă între departamente

Pentru a simplifica acest proces, Zoho CRM oferă acum o integrare nativă cu QuickBooks Online, ajutând organizațiile să conecteze fluxurile de lucru din vânzări și finanțe mai eficient.

Această integrare creează un flux operațional unificat în care datele CRM, înregistrările contabile, facturile și actualizările financiare rămân sincronizate între echipe.

Ce este nou în integrarea Zoho CRM și QuickBooks?

Noua integrare nativă se concentrează pe asigurarea unei sincronizări și a unei gestionări a fluxurilor de lucru fără întreruperi între Zoho CRM și QuickBooks Online.

În loc să se bazeze pe instrumente deconectate sau middleware extern, companiile pot gestiona acum informațiile financiare și despre clienți direct din CRM, folosind module și fluxuri de lucru native.

Integrarea acceptă sincronizarea flexibilă atât pentru datele operaționale, cât și pentru cele financiare.

Module de sincronizare acceptate

Sincronizare bidirecțională

Următoarele module se pot sincroniza bidirecțional între Zoho CRM și QuickBooks:

• Contacte

• Conturi

• Furnizori

• Produse

Sincronizare unidirecțională (QuickBooks → CRM)

Următoarele înregistrări financiare se sincronizează din QuickBooks în Zoho CRM:

• Devize

• Facturi

• Comenzi

Această structură ajută la menținerea informațiilor precise despre clienți și financiare pe ambele platforme, evitând în același timp duplicarea sau confuzia.

Vizibilitate financiară îmbunătățită în Zoho CRM

Unul dintre cele mai mari avantaje ale acestei integrări este vizibilitatea îmbunătățită pentru echipele de vânzări.

Utilizatorii pot accesa acum înregistrările financiare QuickBooks direct din paginile de înregistrări Zoho CRM.

Reprezentanții de vânzări pot vizualiza:

1. Starea facturilor
2. Detaliile estimării
3. Informații despre comenzi
4. Actualizări legate de plăți

Atunci când este necesar, utilizatorii pot deschide direct înregistrarea asociată din QuickBooks folosind accesul la înregistrările legate.

Acest lucru ajută echipele de vânzări să rămână informate cu privire la activitatea financiară a clienților fără a fi nevoie să comute între sisteme.

Automatizare folosind fluxurile de lucru CRM

Deoarece aceasta este o integrare nativă Zoho CRM, câmpurile QuickBooks sincronizate pot fi utilizate în:

1. Fluxuri de lucru
2. Planuri
3. Rapoarte
4. Notificări
5. Reguli de automatizare

Acest lucru permite companiilor să automatizeze acțiuni pe baza unor evenimente financiare, cum ar fi:

1. Actualizări ale stării facturilor
2. Plăți restante
3. Aprobări de estimări
4. Finalizarea plăților

Organizațiile pot acum să creeze fluxuri de lucru mai conectate pentru operațiunile de venituri, menținând în același timp alinierea între vânzări și finanțe.

Cum se conectează Zoho CRM cu QuickBooks

Companiile pot configura integrarea direct din Zoho CRM Marketplace.

Procesul de instalare

1. Accesați:
   Marketplace → Integrări → QuickBooks → Instalare
2. Autorizați contul QuickBooks
3. Selectați compania QuickBooks pe care doriți să o conectați (dacă există mai multe companii)
4. Alegeți modulele CRM pe care doriți să le sincronizați
   

Cum să conectați Zoho CRM cu QuickBooks

Companiile pot configura integrarea direct din Zoho CRM Marketplace.

Procesul de instalare

1. Accesați:
   Marketplace → Integrări → QuickBooks → Instalare
2. Autorizați contul QuickBooks
3. Selectați compania QuickBooks pe care doriți să o conectați (dacă există mai multe companii)
4. Alegeți modulele CRM pe care doriți să le sincronizați – modul în care datele financiare și CRM apar în sistem.
   

• Crearea și gestionarea înregistrărilor financiare din CRM

  Odată conectate, echipele de vânzări pot începe să lucreze cu înregistrările financiare direct din Zoho CRM.

  Când utilizatorii fac clic pe:

  • Creați estimare

  • Creați factură

  • Creează comandă de achiziție

  Aceștia sunt redirecționați către QuickBooks, unde se creează documentul.

  După creare:

  • Înregistrarea se sincronizează automat înapoi în Zoho CRM

  • Înregistrarea sincronizată apare ca fiind doar pentru citire în CRM

  • Actualizările viitoare rămân gestionate în QuickBooks

  
  

De exemplu, dacă starea unei facturi se modifică în QuickBooks, starea actualizată se reflectă automat în Zoho CRM.

Acest lucru ajută companiile să mențină o singură sursă de informații veridice pentru datele contabile, îmbunătățind în același timp accesibilitatea pentru echipele de vânzări.

• Avantaje pentru echipele de vânzări

  Datorită acestei integrări, echipele de vânzări nu mai trebuie să comute constant între CRM și software-ul de contabilitate pentru a monitoriza activitatea de facturare a clienților.

  În cadrul Zoho CRM, utilizatorii pot acum:

  • Să monitorizeze starea facturilor și a devizelor în timp real

  • Să creeze documente financiare direct din CRM

  • Declanșa acțiuni de urmărire automate folosind evenimente financiare

  • Genera rapoarte combinate de vânzări și facturare

  • Îmbunătăți colaborarea cu echipele financiare

  Acest lucru transformă Zoho CRM dintr-o platformă tradițională de gestionare a vânzărilor într-un sistem de operațiuni de venituri mai conectat.
  
  

Note importante

Gestionarea eșecurilor de sincronizare

Dacă sincronizarea eșuează pentru orice înregistrare:

Înregistrarea afectată nu se va sincroniza

CRM va afișa un mesaj de eroare detaliat care explică problema

Acest lucru facilitează depanarea și gestionarea datelor pentru administratori.

Aspecte de reținut

• Dacă o încercare de sincronizare eșuează, înregistrarea nu va fi sincronizată, iar un mesaj de eroare clar va indica motivul eșecului.
  

Disponibilitate și prețuri

• Ediții: Suportat pentru edițiile Enterprise și superioare ale Zoho CRM.

• Prețuri: Integrarea este disponibilă în prezent fără costuri suplimentare. Este posibil ca în viitor să fie introduse prețuri.

Asta este tot pentru această îmbunătățire! Sperăm că această integrare vă va ajuta să vă gestionați operațiunile de vânzări și financiare mai eficient. Vă rugăm să o încercați și să ne împărtășiți feedback-ul dvs. în comentariile de mai jos.

P.S: Lansăm această integrare în etape și, în prezent, este disponibilă pentru utilizatorii din centrele de date din SUA, Australia, China, Japonia și Canada.