Zoho Projects: wysyłaj automatyczne powiadomienia e-mailowe po zamknięciu zgłoszeń

Zoho Projects: wysyłaj automatyczne powiadomienia e-mailowe po zamknięciu zgłoszeń

Witam wszystkich,

​

W Zoho Projects można automatycznie wysyłać wiadomości e-mail do użytkowników zewnętrznych, gdy problem zostanie oznaczony jako zamknięty. Eliminuje to konieczność ręcznego śledzenia i zapewnia natychmiastowe informowanie zgłaszającego.

W tym przewodniku wyjaśnimy, jak skonfigurować tę funkcję za pomocą formularza internetowego i funkcji niestandardowej (skrypt Deluge), która wyzwala wysłanie wiadomości e-mail po zamknięciu zgłoszenia.

​

Przykład zastosowania

Wyobraź sobie, że zewnętrzny audytor zgłasza problem z zgodnością podczas przeglądu projektu.

Korzystając z formularza internetowego, można zebrać takie informacje, jak:

  • adres e-mail audytora

  • Rodzaj problemu

  • Faza projektu

Po przesłaniu formularza problem jest automatycznie tworzony w sekcji Problemy w Zoho Projects.

Twój zespół pracuje nad rozwiązaniem zgłoszenia. Gdy status zgłoszenia zostanie zmieniony na Zamknięte, do audytora zostanie automatycznie wysłana wiadomość e-mail za pośrednictwem funkcji niestandardowej.

Dzięki temu audytor jest informowany natychmiast po rozwiązaniu problemu.

​
Jak to skonfigurować
​

1. Utwórz formularz „Web to Issue”

Przejdź do prawego górnego rogu → Śledzenie problemów → Formularz zgłoszenia problemu przez Internet → Kliknij Dodaj formularz zgłoszenia problemu przez Internet.


2. Skonfiguruj formularz

  • Wprowadź nazwę formularza i szczegóły.

  • Wybierz pola, które chcesz zebrać.

  • Wygeneruj kod formularza.

  • Skopiuj i wklej kod do swojej witryny internetowej.

​

3. Zgłoszenie jest tworzone automatycznie

Gdy ktoś wypełni formularz, w Zoho Projects zostanie automatycznie utworzone nowe zgłoszenie.

​

​4. Utwórz regułę biznesową

  • Utwórz niestandardowy wyzwalacz statusu o nazwie „Przy aktualizacji statusu”.

Ustaw regułę tak, aby uruchamiała się, gdy status zgłoszenia zmieni się na zamknięty.
Ta reguła automatycznie uruchomi następny krok.


5. Utwórz niestandardową funkcję

​
Przejdź do → Przestrzeń programisty → Funkcje niestandardowe.

W zakładce Issues (Zgłoszenia ) utwórz nową funkcję i dodaj skrypt Deluge, aby wysłać powiadomienie e-mail.



Ważne:
Upewnij się, że adres URL portalu jest zgodny z adresem centrum danych. W przeciwnym razie link do zgłoszenia w wiadomości e-mail może nie działać poprawnie.

Przykładowa logika:

  • Wygeneruj adres URL problemu

  • Użyj zadania sendmail

  • Wyślij wiadomość e-mail do zgłaszającego

  • Dodaj tytuł zgłoszenia i link do wiadomości


  1. issueURL = "https://projects.zoho.com/portal/" + portalName + "#buginfo/" + projectId + "/" +issueId;
  2. sendmail
  3. [
  4. od: zoho.loginuserid
  5. do : email
  6. subject : „Problem rozwiązany”
  7. wiadomość: „Cześć „+name+”, zgłoszona przez Ciebie sprawa <b><a href="+issueURL+">„+title+”</a></b> została zamknięta”.
  8. ]

​

6. Dostosuj wiadomość e-mail

Możesz edytować:

  • Temat

  • Treść wiadomości e-mail




Następnie:

  • Dodaj i przypisz wymagane argumenty

  • Zapisz funkcję

  • Wprowadź identyfikator zgłoszenia po wyświetleniu monitu

Teraz, za każdym razem, gdy zgłoszenie zostanie oznaczone jako zamknięte, system automatycznie wyśle wiadomość e-mail do zewnętrznego zgłaszającego.



Wynik końcowy

Dzięki tej konfiguracji użytkownicy zewnętrzni automatycznie otrzymują aktualizacje, gdy zgłoszona przez nich sprawa zostanie rozwiązana.

Poprawia to komunikację, oszczędza czas i zapewnia wszystkim dostęp do aktualnych informacji bez konieczności ręcznego wprowadzania zmian.

Więcej informacji można znaleźć na stronie www.pfc-group.com.