Zoho Projects: automatikus e-mail értesítések küldése a problémák lezárásakor

Zoho Projects: automatikus e-mail értesítések küldése a problémák lezárásakor

Üdvözlet mindenkinek!

​

A Zoho Projectsalkalmazásban automatikusan e-mailt küldhet külső felhasználóknak, amikor egy probléma lezártként van jelölve . Ezzel elkerülhető a kézi nyomon követés, és a bejelentő azonnal értesítést kap.

Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, hogyan állíthatja be ezt a funkciót a Web to Issue Form (Webes problémafeljelentőűrlap) és egy egyéni funkció (Deluge szkript)segítségével , amely e-mailt küld, amikor a probléma lezárásra kerül.

​

Használati eset

Képzelje el, hogy egy külső auditor egy projekt felülvizsgálata során jelent egy megfelelőségi problémát.

A Web to Issue űrlapsegítségével olyan részleteket gyűjthet, mint:

  • Az auditor e-mail címe

  • A probléma típusa

  • A projekt fázisa

Az űrlap elküldése után automatikusan létrehozásra kerül egy probléma a Zoho ProjectsProblémák szakaszában.

Csapata a probléma megoldásán dolgozik. Amikor a probléma állapota Zárt-raváltozik , egy egyéni funkció automatikusan e-mailt küld az auditor számára.

Ez biztosítja, hogy az auditor a probléma megoldása után azonnal értesítést kapjon.

​
Beállítás
​

1. Hozzon létre egy webes problémabejelentő űrlapot

Menjen a jobb felső sarokba → Probléma-követő → Webes probléma-bejelentő űrlap → Kattintson a Webes probléma-bejelentő űrlap hozzáadása gombra.


2. Konfigurálja az űrlapot

  • Írja be az űrlap nevét és adatait.

  • Válassza ki a begyűjteni kívánt mezőket.

  • Generálja az űrlap kódját.

  • Másolja és illessze be a kódot a webhelyére.

​

3. Az ügy automatikusan létrehozásra kerül

Amikor valaki elküldi az űrlapot, automatikusan új probléma jön létre a Zoho Projectsben.

​

​4. Hozzon létre egy üzleti szabályt

  • Hozzon létre egy egyéni állapot-indítót On Status Update (Állapotfrissítéskor)néven .

Állítsa be a szabályt úgy, hogy akkor fusson, amikor a probléma állapota „zárt”ra változik.
Ez a szabály automatikusan elindítja a következő lépést.


5. Egyéni funkció létrehozása

​
Lépjen a → Fejlesztői felület → Egyéni funkciókmenüpontra .

A Problémák fülalatt hozzon létre egy új funkciót, és adjon hozzá egy Deluge szkriptet az e-mail értesítés elküldéséhez.



Fontos:
Győződjön meg arról, hogy a portál URL-je megegyezik az adatközpontjával. Ellenkező esetben az e-mailben található probléma linkje nem fog megfelelően működni.

Példa logikára:

  • Generálja a probléma URL-jét

  • Használja a sendmail feladatot

  • Küldje el az e-mailt a bejelentőnek

  • A probléma címét és linkjét is mellékelje az üzenethez


  1. issueURL = "https://projects.zoho.com/portal/" + portalName + "#buginfo/" + projectId + "/" +issueId;
  2. sendmail
  3. [
  4. feladó: zoho.loginuserid
  5. to : email
  6. tárgy : "Probléma megoldva"
  7. üzenet: „Szia „+név+”, az általad felvetett probléma <b><a href="+problémaURL+">„+cím+”</a></b> lezárult.”
  8. ]

​

6. Az e-mail testreszabása

A következőket szerkesztheti:

  • Tárgy

  • Az e-mail üzenet tartalmát




Ezt követően:

  • Adja hozzá és rendelje hozzá a szükséges argumentumokat

  • Mentse el a funkciót

  • Írja be a probléma azonosítóját, amikor a rendszer kéri

Mostantól, amikor egy probléma lezártkéntvan jelölve , a rendszer automatikusan e-mailt küld a külső bejelentőnek.



Végső eredmény

Ezzel a beállítással a külső felhasználók automatikusan frissítéseket kapnak, amikor a bejelentett problémájuk megoldódik.

Ez javítja a kommunikációt, időt takarít meg, és mindenki számára biztosítja a tájékoztatást manuális erőfeszítés nélkül.

További információkért látogasson el a www.pfc-group.com webhelyre.