Zoho Projects: Odesílání automatických e-mailových upozornění při uzavření problémů

Zoho Projects: Odesílání automatických e-mailových upozornění při uzavření problémů

Ahoj všichni,

​

V Zoho Projects můžete automaticky odesílat e-maily externím uživatelům, když je problém označen jako uzavřený. Tím odpadá nutnost ručního sledování a osoba, která problém nahlásila, je okamžitě informována.

V tomto průvodci vysvětlíme, jak to nastavit pomocí webového formuláře pro hlášení problémů a vlastní funkce (skript Deluge), která spustí odeslání e-mailu, když je problém uzavřen.

​

Případ použití

Představte si, že externí auditor nahlásí během kontroly projektu problém s dodržováním předpisů.

Pomocí webového formuláře můžete shromáždit podrobnosti, jako jsou:

  • E-mailová adresa auditora

  • Typ problému

  • Fáze projektu

Po odeslání formuláře se automaticky vytvoří problém v sekci Problémy v Zoho Projects.

Váš tým pracuje na řešení problému. Když se stav problému změní na Uzavřený, automaticky se prostřednictvím vlastní funkce odešle e-mail auditorovi.

Tím je zajištěno, že auditor je informován ihned po vyřešení problému.

​
Jak to nastavit
​

1. Vytvořte webový formulář pro hlášení problémů

Přejděte do pravého horního rohu → Issue Tracker → Web to Issue Form → Klikněte na Add Web to Issue Form.


2. Nakonfigurujte formulář

  • Zadejte název formuláře a podrobnosti.

  • Vyberte pole, která chcete shromažďovat.

  • Vygenerujte kód formuláře.

  • Zkopírujte kód a vložte jej na svůj web.

​

3. Úkol se vytvoří automaticky

Když někdo odešle formulář, v Zoho Projects se automaticky vytvoří nový úkol.

​

​4. Vytvořte obchodní pravidlo

  • Vytvořte vlastní spouštěč stavu s názvem Při aktualizaci stavu.

Nastavte pravidlo tak, aby se spustilo, když se stav problému změní na uzavřený.
Toto pravidlo automaticky spustí další krok.


5. Vytvořte vlastní funkci

​
Přejděte do → Prostor pro vývojáře → Vlastní funkce.

Na kartě Problémy vytvořte novou funkci a přidejte skript Deluge pro odeslání e-mailového oznámení.



Důležité:
Ujistěte se, že adresa URL portálu odpovídá vašemu datovému centru. V opačném případě nemusí odkaz na problém v e-mailu fungovat správně.

Příklad logiky:

  • Vygenerujte URL problému

  • Použijte úkol sendmail

  • Odeslání e-mailu oznamovateli

  • Do zprávy vložte název problému a odkaz


  1. issueURL = "https://projects.zoho.com/portal/" + portalName + "#buginfo/" + projectId + "/" +issueId;
  2. sendmail
  3. [
  4. od: zoho.loginuserid
  5. to : email
  6. subject : "Problém vyřešen"
  7. zpráva: „Dobrý den, „+jméno+“, problém <b><a href="+issueURL+">„+název+“</a></b>, který jste nahlásili, byl vyřešen.“
  8. ]

​

6. Přizpůsobte e-mail

Můžete upravit:

  • Předmět

  • Obsah e-mailové zprávy




Poté:

  • Přidejte a namapujte požadované argumenty

  • Uložte funkci

  • Po zobrazení výzvy zadejte ID problému

Nyní, kdykoli bude problém označen jako uzavřený, systém automaticky odešle e-mail externímu nahlasovateli.



Konečný výsledek

Díky tomuto nastavení externí uživatelé automaticky dostávají aktualizace, když je jejich nahlášený problém vyřešen.

To zlepšuje komunikaci, šetří čas a udržuje všechny informované bez manuálního úsilí.

Další informace naleznete na adrese www.pfc-group.com.