Společnost Zoho zavedla několik důležitých změn ve způsobu správy a sdílení e-mailů v rámci systému Zoho CRM.

Jedním z největších problémů při nakládání s daty je zajistit, aby citlivé informace byly dostupné pouze správným osobám. Doposud se na e-maily odesílané přímo prostřednictvím aplikace Zoho CRM nevztahovala uživatelská oprávnění. To znamenalo, že kdokoli s přístupem k záznamu mohl vidět všechny e-maily spojené s tímto záznamem bez ohledu na svou roli nebo úroveň ve společnosti. Například běžný uživatel mohl mít přístup k e-mailům administrátora, pokud měl oprávnění k zobrazení sdíleného záznamu.

Co je nového?

Oprávnění k e-mailům Díky této nejnovější aktualizaci mohou nyní organizace nastavit konkrétní oprávnění k přístupu k e-mailům. Tyto ovládací prvky jsou k dispozici v Nastavení sdílení dat aplikace Zoho CRM.

Ve výchozím nastavení budou e-maily nastaveny na Veřejné čtení/zápis/odstranění. Toto nastavení však můžete změnit na Soukromé, Veřejné pouze pro čtení nebo Veřejné pro čtení/zápis.

Zde je uvedeno, co jednotlivá nastavení umožňují:

Zde je uvedeno, jak jednotlivé typy přístupu fungují:

Soukromé: Pouze odesílatel e-mailu může e-maily zobrazovat a odpovídat na ně, ale uživatelé výše v hierarchii společnosti je mohou také vidět a spravovat. Tím je zajištěno, že vedoucí pracovníci mají v případě potřeby k e-mailům stále přístup.

Veřejné: Pouze pro čtení: Všichni uživatelé v organizaci mohou e-maily zobrazit, ale pouze vlastník e-mailu a osoby nad ním mohou na e-mail odpovídat, přeposílat jej nebo upravovat. Ostatní si mohou obsah pouze prohlížet.

Veřejné čtení/zápis: Každý uživatel může e-maily zobrazit a odpovídat na ně, stejně jako upravovat návrhy a naplánované e-maily. Nemůže však e-maily mazat.

Veřejné čtení/zápis/mazání: Všichni uživatelé v organizaci mohou e-maily zobrazovat, odpovídat na ně, upravovat je a mazat.

• Změny v návrhu e-mailů: Pro uživatele, který návrh vytvořil, se otevře přímo v okně pro psaní a další úpravy a odeslání.

Ostatní uživatelé uvidí koncept pouze v režimu prohlížení, ale pokud mají oprávnění, tlačítko "Upravit" jim umožní provádět změny. Vyskakovací upozornění uživatele upozorní, že úpravou cizího návrhu na něj přejde vlastnictví tohoto návrhu.

Aktualizace přehledů e-mailů

Dříve mohl kdokoli s přístupem k e-mailovým sestavám zobrazit všechna data e-mailů. Po aktualizaci nyní uživatelé uvidí pouze data sestav, ke kterým mají povolený přístup, stejně jako u jiných modulů CRM. Pokud je však v sestavě vybrán jiný modul jako primární, budou mít oprávnění tohoto modulu přednost.

Tato vylepšení zajišťují lepší kontrolu nad viditelností a správou e-mailů a zvyšují bezpečnost a flexibilitu systému CRM! Pro více informací kontaktujte pfc-group.com.