Здравейте на всички,

Днес фирмите разчитат силно както на CRM, така и на счетоводни системи, за да управляват взаимоотношенията с клиентите и операциите, свързани с приходите. Въпреки това, в много организации екипите по продажбите и финансите все още работят в изолирани среди.

Екипите по продажбите работят в Zoho CRM, за да управляват потенциални клиенти, клиенти и сделки, докато финансовите екипи разчитат на счетоводни платформи като QuickBooks за фактури, плащания и финансово проследяване.

Тъй като данните се прехвърлят между тези системи ръчно чрез електронни таблици, импортиране или конектори на трети страни, фирмите често се сблъскват с предизвикателства като:

• Дублирани записи на клиенти

• Забавена синхронизация между системите

• Ограничена финансова прозрачност за екипите по продажбите

• Ръчна работа по съгласуване

• Неефективно сътрудничество между отделите

За да опрости този процес, Zoho CRM вече предлага вградена интеграция с QuickBooks Online, което помага на организациите да свържат по-ефективно работните процеси в продажбите и финансите.

Тази интеграция създава единен оперативен поток, в който данните от CRM, счетоводните записи, фактурите и финансовите актуализации остават синхронизирани между екипите.

Какво ново има в интеграцията между Zoho CRM и QuickBooks?

Новата вградена интеграция се фокусира върху осигуряването на безпроблемна синхронизация и управление на работните потоци между Zoho CRM и QuickBooks Online.

Вместо да разчитат на несвързани инструменти или външен мидълуеър, фирмите вече могат да управляват клиентската и финансовата информация директно от CRM, използвайки вградени модули и работни потоци.

Интеграцията поддържа гъвкава синхронизация както за оперативни, така и за финансови данни.

Поддържани модули за синхронизация

Двупосочна синхронизация

Следните модули могат да се синхронизират двупосочно между Zoho CRM и QuickBooks:

• Контакти

• Сметки

• Доставчици

• Продукти

Еднопосочна синхронизация (QuickBooks → CRM)

Следните финансови записи се синхронизират от QuickBooks в Zoho CRM:

• Оферти

• Фактури

• Поръчки

Тази структура помага за поддържането на точна информация за клиентите и финансовата информация и на двете платформи, като се избягва дублирането или объркването.

Подобрена финансова прозрачност в Zoho CRM

Едно от най-големите предимства на тази интеграция е подобрената прозрачност за екипите по продажбите.

Потребителите вече имат достъп до финансовите записи в QuickBooks директно от страниците със записи в Zoho CRM.

Търговските представители могат да виждат:

1. Статус на фактурите
2. Подробности за офертите
3. Информация за поръчките
4. Актуализации, свързани с плащанията

При необходимост потребителите могат също така да отворят съответния запис в QuickBooks директно чрез достъп до свързани записи.

Това помага на екипите по продажбите да бъдат информирани за финансовата активност на клиентите, без да се налага да превключват между системи.

Автоматизация чрез CRM работни потоци

Тъй като това е вградена интеграция на Zoho CRM, синхронизираните полета на QuickBooks могат да се използват в:

1. Работни потоци
2. Планове
3. Отчети
4. Уведомления
5. Правила за автоматизация

Това позволява на фирмите да автоматизират действия въз основа на финансови събития като:

1. Актуализации на статуса на фактурите
2. Просрочени плащания
3. Одобрения на оферти
4. Извършване на плащания

Организациите вече могат да създават по-интегрирани работни потоци за приходите, като същевременно поддържат синхронизация между продажбите и финансите.

Как да свържете Zoho CRM с QuickBooks

Фирмите могат да настроят интеграцията директно от Zoho CRM Marketplace.

Процес на инсталиране

1. Отидете на:
   Marketplace → Интеграции → QuickBooks → Инсталиране
2. Упълномощете акаунта в QuickBooks
3. Изберете компанията в QuickBooks, към която да се свържете (ако има няколко компании)
4. Изберете CRM модулите, които искате да синхронизирате
   

Как да свържете Zoho CRM с QuickBooks

Фирмите могат да настроят интеграцията директно от пазара на Zoho CRM.

Процес на инсталиране

1. Отидете на:
   Marketplace → Интеграции → QuickBooks → Инсталиране
2. Упълномощете акаунта в QuickBooks
3. Изберете компанията в QuickBooks, към която да се свържете (ако има няколко компании)
4. Изберете CRM модулите, които да се синхронизират – как финансовите и CRM данни се показват в системата.
   

• Създаване и управление на финансови записи от CRM

  След като се свържат, екипите по продажбите могат да започнат да работят с финансови записи директно от Zoho CRM.

  Когато потребителите кликнат:

  • Създаване на оферта

  • Създаване на фактура

  • Създаване на поръчка

  Те се пренасочват към QuickBooks, където се създава документът.

  След създаването:

  • Записът автоматично се синхронизира обратно в Zoho CRM

  • Синхронизираният запис се показва като само за четене в CRM

  • Бъдещите актуализации продължават да се управляват в QuickBooks

  
  

Например, ако статуса на фактура се промени в QuickBooks, актуализираният статус автоматично се отразява в Zoho CRM.

Това помага на фирмите да поддържат единен източник на достоверна информация за счетоводните данни, като същевременно подобрява достъпността за екипите по продажбите.

• Предимства за екипите по продажбите

  С тази интеграция екипите по продажбите вече не се налага да превключват постоянно между CRM и счетоводния софтуер, за да следят дейността по фактуриране на клиентите.

  В Zoho CRM потребителите вече могат:

  • Да следят статуса на фактурите и офертите в реално време

  • Създават финансови документи директно от CRM

  • Да задействат автоматизирани последващи действия въз основа на финансови събития

  • Да генерират комбинирани отчети за продажбите и фактурирането

  • Подобряват сътрудничеството с финансовите екипи

  Това превръща Zoho CRM от традиционна платформа за управление на продажбите в по-интегрирана система за управление на приходите.
  
  

Важни бележки

Обработка на грешки при синхронизация

Ако синхронизацията се провали за някой запис:

Засегнатият запис няма да се синхронизира

CRM ще покаже подробно съобщение за грешка, обясняващо проблема

Това улеснява отстраняването на проблеми и управлението на данните за администраторите.

Важни бележки

• Ако опитът за синхронизация се провали, записът няма да бъде синхронизиран и ясно съобщение за грешка ще посочи причината за неуспеха.
  

Наличност и цени

• Версии: Поддържа се за версиите Enterprise и по-високите на Zoho CRM.

• Цени: Интеграцията понастоящем е достъпна без допълнителни разходи. В бъдеще може да бъдат въведени цени.

Това е всичко за това подобрение! Надяваме се тази интеграция да ви помогне да управлявате по-ефективно вашите продажби и финансови операции. Моля, опитайте я и споделете вашето мнение в коментарите по-долу.

П.С.: Пускаме тази интеграция поетапно и в момента тя е достъпна за потребители в центровете за данни в САЩ, Австралия, Китай, Япония и Канада.